Il pagamento della retribuzione in contanti continua a rappresentare una delle aree di maggiore esposizione sanzionatoria per le aziende, anche alla luce dei recenti orientamenti giurisprudenziali. A ciò si aggiunge il tema, altrettanto delicato, della corretta gestione dei rimborsi spese di trasferta, oggi strettamente collegato alla tracciabilità dei pagamenti e alla coerenza tra documentazione, disciplina fiscale e previsioni contrattuali.
Per le imprese, il presidio di questi aspetti non riguarda soltanto la compliance formale, ma incide direttamente sulla corretta amministrazione del personale e sulla tenuta documentale dei processi interni. In questo ambito, il ruolo del consulente del lavoro e della consulenza del lavoro diventa centrale, soprattutto per le aziende che vogliono prevenire contestazioni ispettive e gestire in modo corretto retribuzioni, note spese e trasferte.
Divieto di pagamento della retribuzione in contanti
Ai sensi dell’art. 1, commi 910 e seguenti, della Legge n. 205/2017, il datore di lavoro è tenuto a corrispondere la retribuzione, nonché eventuali anticipi, esclusivamente con strumenti di pagamento tracciabili.
Sono ammessi, ad esempio:
- bonifico bancario o postale;
- strumenti di pagamento elettronico;
- assegno consegnato al lavoratore.
Il pagamento in contanti non è consentito, a prescindere dall’importo corrisposto. L’obbligo riguarda tutte le componenti retributive, incluse retribuzione ordinaria, straordinari, anticipi, premi, indennità e TFR.
Sanzioni e orientamento della giurisprudenza
In caso di pagamento in contanti della retribuzione, si applica una sanzione amministrativa da 1.000 a 5.000 euro per ciascuna violazione. La giurisprudenza ha confermato che la violazione va riferita alla singola erogazione retributiva, normalmente di periodicità mensile, e che non trova applicazione l’istituto del cumulo giuridico. In altri termini, ogni mensilità pagata in contanti costituisce una violazione autonoma.
Ne consegue un impatto sanzionatorio potenzialmente molto elevato. A titolo esemplificativo, se un’azienda corrisponde in contanti la retribuzione per tre mensilità consecutive, l’importo teorico della sanzione può andare da un minimo di 3.000 euro a un massimo di 15.000 euro, proprio perché le violazioni si sommano mese per mese.
La Corte di Cassazione ha confermato che, in tale materia, non operano né il cumulo giuridico né la possibilità di ricondurre i pagamenti irregolari a un’unica violazione continuata. Questo orientamento si pone in linea con le indicazioni dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro.
Trasferte dei dipendenti e tracciabilità dei rimborsi
Accanto al tema della retribuzione, assume oggi particolare rilievo la gestione delle spese di trasferta. Dal 1° gennaio 2025, i rimborsi delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non concorrono al reddito del dipendente solo se le spese sono sostenute con mezzi di pagamento tracciabili ed alla stessa condizione è legata la deducibilità delle spese sostenute per l'azinda.
Ciò significa che, in via generale, per ottenere il corretto trattamento fiscale e contributivo del rimborso, non basta la sola giustificazione della spesa, ma è necessario anche verificare la modalità con cui la spesa è stata sostenuta. Questo aspetto rende ancora più importante il controllo del flusso documentale delle trasferte e la coerenza tra note spese, documentazione allegata, disciplina del TUIR e previsioni del CCNL applicato.
Spese di trasferta ancora rimborsabili anche se sostenute in contanti
La Circolare n. 15/E/2025 ha tuttavia chiarito che non tutte le spese di trasferta sono soggette al requisito della tracciabilità. Restano infatti esclusi da tale obbligo alcuni rimborsi che, se adeguatamente documentati e inerenti alla missione, possono continuare a non concorrere al reddito del lavoratore anche se sostenuti in contanti.
In particolare, risultano ancora ammessi:
- i rimborsi delle spese per trasporto mediante mezzi pubblici di linea, come autobus, tram, metropolitana e treni, anche se il relativo titolo di viaggio è acquistato in contanti;
- i rimborsi per pedaggi autostradali, se debitamente documentati e inerenti alla trasferta;
- i rimborsi per parcheggi, anch’essi se documentati e collegati alla missione lavorativa.
Diversamente, restano soggette al requisito della tracciabilità le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuato tramite taxi o NCC, se il loro rimborso deve beneficiare del regime di non imponibilità in capo al lavoratore e se le spese devono essere dedotte dall'azienda.
Errori operativi più frequenti
Nella pratica aziendale si riscontrano frequentemente errori che aumentano il rischio di contestazione. Tra i più ricorrenti si segnalano:
- pagamento in contanti di anticipi o integrazioni retributive, ritenuti erroneamente estranei al divieto;
- rimborsi spese di trasferta privi di adeguata documentazione;
- rimborso di spese soggette a tracciabilità non supportato da prova del pagamento elettronico;
- assenza di coerenza tra buste paga, note spese, giustificativi e flussi bancari;
- mancata distinzione tra spese documentate, indennità e rimborsi soggetti a diversa disciplina fiscale e contrattuale.
Controlli e verifiche
I controlli ispettivi possono fondarsi sul confronto tra documentazione retributiva, movimenti bancari, note spese e dichiarazioni dei lavoratori. Le incongruenze tra tali elementi possono determinare contestazioni sia in materia di tracciabilità della retribuzione sia in materia di imponibilità dei rimborsi di trasferta.
In questo contesto, la corretta organizzazione documentale assume un ruolo essenziale. La sola esistenza di una nota spese non è sufficiente se manca la prova della tracciabilità nei casi in cui questa è richiesta dalla normativa fiscale.
Riepilogo operativo
In sintesi:
- la retribuzione non può mai essere corrisposta in contanti;
- ogni mensilità pagata in contanti costituisce una violazione autonoma, con sanzione da 1.000 a 5.000 euro per ciascun episodio;
- i rimborsi delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC richiedono il pagamento tracciabile per non concorrere al reddito del dipendente;
- restano rimborsabili anche se sostenuti in contanti, purché documentati, i costi di trasporto con mezzi pubblici di linea, i pedaggi autostradali e i parcheggi;
- la gestione delle trasferte richiede un controllo puntuale della documentazione e della sua coerenza con TUIR e CCNL.
Supporto dello Studio
Lo Studio resta a disposizione per la verifica delle procedure aziendali relative ai pagamenti delle retribuzioni e, soprattutto, per il controllo del flusso documentale delle trasferte, con analisi della coerenza tra note spese, modalità di rimborso, tassazione prevista dal TUIR e disciplina applicabile in base al CCNL.
Una corretta attività di verifica preventiva consente di ridurre il rischio sanzionatorio e di impostare procedure interne più solide, anche in un’ottica di corretta amministrazione del personale.
Lo Studio è a disposizione per tutti i chiarimenti necessari.
Studio Associato Sanseverino
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